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Wie du Zoom für deine Besprechungen nutzt
Zoom ist das neue Skype. Nur besser und stabiler. Es ist erstaunlicherweise sehr angenehm und diese Woche habe ich während einer virtuellen Kollaborations-Konferenz schon mit Menschen aus Kanada, den USA oder Köln gesprochen. Wahnsinn, diese Digitalisierung.
Hier sind meine Tipps um Zoom optimal für deine (Kunden)gespräche zu nutzen:
1. Konzentriere dich nur auf das Gespräch
Wie auch schon zu Offline Zeiten vor 2020, ist es respektvoll sich ganz auf die Person im Hier und Jetzt zu konzentrieren. Oder heißt es im Da und Jetzt? Egal.
Auf jeden Fall nicht noch kurz die Facebook Nachricht checken oder noch eben die Mail rausschicken. Digitale Präsenz schafft Verbindung und produktive Arbeitsergebnisse.
2. Vermeide alle Störfaktoren
Ein ruhiger Raum, ein aufgeräumter Arbeitstisch (auch der Kamerahintergrund) sowie ausreichende Beleuchtung sind hilfreich, sodass dich dein Gegenüber auch gut wahrnehmen kann. Sogar eine Atemübung vorher oder kämmen ist eine gute Idee - note to self.
Habe ein analoges Schreibtool (wie großartig das klingt: also ein Stift aus dem Federmäppchen) zur Hand um mitzuschreiben. Denn: wenn du auf deiner Tastatur mitklackerst, hört das dein Gesprächspartner. Nervig.
Oder du schaltest dein Audiohörer aus, aber kannst dann nicht die wichtigen, kurzen Zustimmungslaute wie “Hmm”, “Ah…” oder “Ja" machen. Stichwort Aktives Zuhören.
3. Nutze generell die Sprecher Ansicht
Denn du siehst das Gesicht des Sprechenden viel deutlicher und kannst dich besser auf diese Person einlassen und konzentrieren. Hello Presence.
Wenn mehrere Menschen in einem digitalen Meeting sind und plötzlich jemand anderes spricht, switcht Zoom nach kurzer Zeit automatisch zu dieser Person.
Möchtest du hingegen die Reaktionen von allen Konferenzteilnehmer*innen zur gleichen Zeit sehen, dann gehe auf die Gallerie Ansicht (Gallery View) und stelle deine Frage. Instruiere deine Teilnehmer*innen eine deutliche körpersprachliche Reaktion zu zeigen, wie zum Beispiel:
“Wollen wir eine 10 minütige Pause machen oder nicht?
Gebt jetzt alle ein Daumen hoch oder Daumen runter.”
Möglich ist es auch seinen Finger auf die Kamera zu legen für ein klares Ja oder Nein. Oder bei anderen Fragen eine gestische Reaktion. Also etwas mehr Italiener sein als sonst. Die Nudeln haben wir ja schon.
Und auch mal lächeln.
4. Probiere die Funktionen aus
Zoom hat tolle Funktionalitäten wie zum Beispiel die “digitale Hand” heben. Das ist sehr praktisch, wenn man in einer größeren, etwas anonymeren Besprechung ist (Zoom hostet bis zu 100 Personen in einer Session) und als nächste Person etwas beitragen möchte.
Auch spontane Reaktionen wie mit den Händen klatschen und den digitalen Daumen nach oben haben, sind enthalten. Für eine Übersicht wie Zoom für deine Klienten funktioniert, finde ich diesen Digitale Guide (in English) sehr hilfreich.
5. Eine gute Struktur für das Meeting ist noch wichtiger als früher
Auf Zoom kannst du mit einem Klick deinen Bildschirm teilen um allen Teilnehmer*innen zu zeigen, wie die Agenda für die Besprechung ist oder woran du gearbeitet hast. Dabei ist es wichtig, dass deine Präsentationen / Instruktionen / Fragen noch klarer und verständlicher sind als in der Offline Welt, da die Ablenkung bei einem langweiligen Meeting nur einen Kllick entfernt lauert.
Wenn Dinge unklar ist, kannst du deine Teilnehmer*innen einladen, auch die Chatfunktion zu nutzen. Hilfreich ist es dafür eine zweite Person als Moderator / Host zu haben, die sich um den Chat kümmert.
6. Lass sie interagieren
Langatmige Vorträge mag keiner. Deshalb lass deine Teilnehmer*innen miteinander interagieren und das Gelernte in kleinen Gruppen, sogenannten Breakout Rooms, verdauen. Schreibe als Gastgeber deine Frage nochmal in den Chat für alle und setze eine Zeitbegrenzung für den Austausch.
Je kleiner die Gruppengröße in den Breakout Sessions, desto intimer fühlt es sich an.
Und desto mehr möchte man über den eigenen Bildschirmrand hinaus schauen.
Viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren.